Informatie voor leveranciers

Het UZ Gent is een van de grootste ziekenhuizen van het land en werkt samen met verschillende firma’s en dienstverleners.

Leveranciers die geïnteresseerd zijn in samenwerking met het UZ Gent, vinden de huidige publicaties van aanbestedingen op het platform TED (Tender Electronic Daily) van de EU en op het platform e-Notification van de federale overheid. Als je je registreert op e-Notification, dan ontvang je gratis alle relevante publicaties.

Bekijk de algemene aankoopvoorwaarden van het UZ Gent (162.28 KB) "pdf"

Administratieve gegevens

Het UZ Gent is een entiteit van de rechtspersoon Universiteit Gent, openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, op grond van het Bijzonder Decreet van 26 juni 1991 (BS 29/6/1991).

• Bestuurszetel: Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent
• Btw-nummer: BE0232.987.862
• Ondernemingsnummer: 0248.015.142.
• RPR Gent
• Vestigingseenheid: 2.151.152.073 - C. Heymanslaan 10a, 9000 Gent
• Correspondentieadres: C. Heymanslaan 10, 9000 Gent, leveranciersboekhouding@uzgent.be

Elektronische facturatie

Sinds 1 maart 2024 is e-facturatie verplicht voor alle overheidsopdrachten boven de 3.000 euro. En vanaf 1 januari 2026 geldt deze verplichting ook voor alle bedrijven en ondernemers in België.

Indienen elektronische facturen

Een e-factuur is een factuur dat elektronisch gemaakt is met gestructureerde data (XML UBL 2.1). Het UZ Gent maakt gebruik van de Open/PEPPOL bis standaard overeenkomstig artikel 192/1 van de wet van 17/06/2016. Het UZ Gent is geregistreerd als ontvanger van facturen via het GLN-nummer 5400531146072 (dus via Peppol bis 3 richten aan 5400531146072). Alternatief via het ondernemingsnummer 0208:0232987862 of btw-nummer 9925:BE0232987862.

Peppol is de internationale standaard voor veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten, waaronder ook facturen.
Een factuur in pdf-formaat via e-mail is dus geen elektronische factuur.

Enkele voordelen van e-facturen zijn:

• Snelle en automatische verwerking en betaling van facturen
• Veilig en betrouwbaar proces met minder kans op menselijke fouten
• Facturen kunnen niet verloren gaan
• Geen papierverspilling en je bespaart port- en papierkosten

De elektronische factuur (e-facturatie) bevat minimaal de volgende kernelementen:

1. Proces- en factuurkenmerken
2. Datum:
   • Factuurdatum
   • Vervaldatum
   • Factuurperiode, als de factuur slaat op een periode: 'InvoicePeriod'
3. Informatie over de verkoper, inclusief een geldig btw-nummer indien van toepassing. Ook contactgegevens zijn wenselijk
4. Informatie over de koper. De naam van het UZ Gent wordt duidelijk vermeld en ook het btw-nummer en het ondernemingsnummer.
5. Informatie over de begunstigde van de betaling:
   • Met een duidelijke verwijzing naar het IBAN- en BIC-nummer
   • In geval van cedering: het IBAN-nummer van de partij aan wie moet worden betaald en duidelijke tekstcommentaar in de commentaarvelden over de cedering
6. Informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper
7. Verwijzing naar de overeenkomst:
   • Een verwijzing naar het inkoopordernummer is verplicht als het over een factuur gaat die gekoppeld is aan een order. Het betreft het bestelbonnummer zoals vermeld door UZ Gent. In dit XML-veld, OrderReference/ID op hoofdingniveau, komt alleen het bestelbonnummer voor, geen tekst.
     Een UZ Gent-bestelbonnummer kan je herkennen op basis van:
     • een nummer van 10 posities dat begint met een 4 voor algemene inkooporders
     • een inkooporder die begint met AP voor apotheekspecifieke inkooporders
     • een inkooporder die begint met LA voor labospecifieke inkooporders
   • Is er geen bestelbonnummer verstrekt, dan mag het XML-veld OrderReference/ID nooit worden ingevuld. Je kan in andere velden extra informatie meegeven zoals een verwijzing naar de overeenkomst. Op hoofdingniveau moet je dat in het XML-veld Note vermelden. Je kan het ook op detaillijn meegeven in de XML-velden: InvoiceLineNote, Name, Description. Als je aan de minimale vereisten van Peppol bis 3 wil voldoen, dan wordt de OrderReference/ID niet ingevuld, maar moet je in OrderReference/SalesOrderID het verkoopordernummer of een dummytekst zoals '*' invullen.
   • Maximaal 1 bestelbonnummer per factuur
8. Leveringsdetails:
   • Naam van de locatie
   • Adres en eventueel het identificatienummer van het adres (GLN-nummer)
   • Leverbonnummer
   • Leveringsdatum
9. Betalingsinstructies
10. Informatie over kortingen of toeslagen
    • APB-kosten worden duidelijk apart vermeld als toeslag: duidelijke verwijzing als Charge met als AllowanceChargeReason een verwijzing daarnaar
11. Informatie over de factuurposten
12. Totalen op de factuur
13. Uitsplitsing van de btw per tarief
    • Op een buitenlandse factuur komt de btw-categorie voor. Bij een 'taks exempt' wordt de 'tax exempt reason' helder vermeld
    • Als er een kost/toeslag voorkomt met een apart btw-tarief, dan moet die kost duidelijk worden vermeld in de XML: charge op niveau van de hoofding of het detail van de factuur met duidelijke btw-gegevens
14. Munteenheid
15. Creditnota:
    • Als de creditnota verwijst naar een voorgaande factuur, neem het factuurnummer dan op in InvoiceDocumentReference
16. Factuurlijnen:
    • Artikelnummers: minstens het artikelnummer van de leverancier. Andere artikelnummers zoals het artikelnummer van het UZ Gent, CNK en GTIN (gestandaardiseerd nummer) mogen zeker worden meegestuurd. Toegelaten zijn:
      • Leveranciersartikelnummer: SellersItemidentification (eigen nummer, CNK nummer)
      • GTIN-nummer: StandardItemIdentification (scheme ID 0160)
      • Artikelnummer UZ Gent: Buyersitemidentification
    • Omschrijving
    • Hoeveelheid en maateenheid
    • Totaal nettoprijs exclusief btw
    • Btw-percentage of totaal btw-bedrag van de lijn
    • Optioneel: orderpositienummer van de bestelbon van het UZ Gent (wanneer het UZ Gent een e-order stuurt). Het orderpositienummer mag nooit langer dan 4 posities zijn.
17. We vragen de leverancier om de originele pdf mee te sturen. Gebeurt dat niet, dan moeten alle gegevens duidelijk en correct in de XML vermeld staan. Het UZ Gent kan facturen weigeren als de inhoud van de XML niet voldoet en de pdf afwezig is.

Heb je nog vragen over elektronische facturatie (e-facturatie)? Dan kan je mailen naar leveranciersboekhouding@uzgent.be.

Niet-elektronische facturatie

Als je nog geen facturen kan verzenden via Open/Peppol, dan kan je tot 31 december 2025 de facturen als pdf in bijlage sturen naar aankoopfacturen@uzgent.be. Vermeld het bestelbonnummer als onderwerp van de mail. Per factuur moet een afzonderlijke mail gestuurd worden. De factuur betreft leveringen die betrekking hebben op 1 bestelbon.

Belangrijk om te weten is dat de factuur aan UZ Gent moet gericht zijn. Ze moet ook deze informatie bevatten:

• Een UZ-inkooporder of UZ-bestelbonnummer
• Naam en adres van de inschrijver
• Een factuurnummer of volgnummer waaronder ze ingeschreven is in het boek der uitgaande facturen
• De datum van de factuur
• De datum van de levering
• Een omschrijving van de levering in detail
• Het btw-nummer van het UZ Gent (BE0232987862) en het btw-nummer van de inschrijver
• De valuta waarin de factuur wordt opgemaakt
• Het toegepaste btw-tarief
• Het bedrag van de btw die berekend is per tarief
• Het totaalbedrag van de btw
• De prijs en de eventuele korting
• Het totaalbedrag van de factuur
• De post- of bankrekening van de inschrijver

Onvolledige of foutieve facturen worden aan de opdrachthouder teruggezonden.