Voor studenten
- Wat als de digitale registratie niet lukt?
- Hoe weet ik of mijn dossier in orde is en wanneer mijn stage start?
- Wat als ik van opleidingsinstelling verander of mijn persoonsgegevens wijzigen?
- Wat als mijn opleidingsinstelling een nieuwe of gewijzigde planning heeft doorgegeven?
- Hoe kan ik me als buitenlands student registeren in het S-portaal?
- Hoe vraag ik een badge of toegang tot het EPD aan voor mijn masterproef of honoursprogramma?
- Ik ben mijn eID kwijt of mijn pincode vergeten. Hoe kan ik me registreren?
Voor opleidingsinstellingen
- Wat is de uiterste datum om een stageplanning door te geven?
- Hoe kan ik een overzicht krijgen van de stages in mijn instelling?
- Hoe kan ik een stage annuleren?
- Hoe kan ik een stage wijzigen?
- Wat als een stage meerdere, niet aaneensluitende periodes beslaat?
- Wat als een student op twee diensten stage zal lopen?
- Wat als een student een aantal dagen inhaalstage moet doen?
- Wat als een student een postgraduaat doet in een andere instelling?
- Ik werk in het UZ Gent. Moet ik me dan ook als stagebegeleider registeren?
- Mijn instelling heeft geen toegang tot het digitaal platform. Hoe kan ik een student inplannen?
- Hoe kan ik me als buitenlandse stagecoördinator registreren in het S-portaal?
- Hoe kan ik als stagecoördinator mijn persoonsgegevens veranderen in het S-portaal?
- Hoe kan ik me schrappen als stagecoördinator?
- Hoe kan ik als stagecoördinator een stagebegeleider toevoegen of verwijderen of zijn stageperiode verlengen?
Voor studenten
Wat als de digitale registratie niet lukt?
- Om je te registreren, heb je je eID en kaartlezer nodig. Zorg ervoor dat de software van je kaartlezer op je pc geïnstalleerd staat.
- Heb je geen kaartlezer? Vraag aan je stagecoördinator of je een pc van je opleidingsinstelling kan gebruiken om je te registreren.
- Pincode vergeten? Met je pukcode kan je bij de gemeente meteen een nieuwe pincode aanmaken.
- Je registreren via Mozilla Firefox geeft soms problemen. Je surft beter via Internet Explorer of Google Chrome.
- Herhaal de procedure wachtwoordbeheer.
- Heb je geen Belgische eID, volg dan deze procedure.
- Voor meer info, raadpleeg de handleiding 'Registratie student' (419.75 KB) "pdf".
- Lukt het nog altijd niet om je te registreren? Neem dan contact op.
Hoe weet ik of mijn dossier in orde is en wanneer mijn stage start?
Nadat de stagecoördinator van je opleidingsinstelling je stage heeft ingepland, krijg je 2 mails: de eerste 12 dagen en de tweede 8 dagen voor de startdatum van je stage.
Ontvang je die mails niet? Kijk dan na of je bij je registratie jouw e-mailadres van de opleidingsinstelling hebt ingegeven of neem zo snel mogelijk contact op met je stagecoördinator.
Wat als ik van opleidingsinstelling verander of mijn persoonsgegevens wijzigen?
Wil je je gegevens na registratie nog aanpassen – bv. rekeningnummer, kledijmaten, andere opleidingsinstelling – dan registreer je je opnieuw met je eID.
Wat als mijn opleidingsinstelling een nieuwe of gewijzigde planning heeft doorgegeven?
Als je instelling je stage wijzigt, zal je opnieuw de mails ontvangen met linken naar de goed te keuren stagedocumenten:
- je wachtwoordbeheer en – indien van toepassing – de confidentialiteitsverklaring ICT
- de ter kennisgeving van het stagecontract en de werkpostfiche
Hoe kan ik me als buitenlands student registeren in het S-portaal?
Heb je een vreemdelingenkaart of een buitenlands paspoort, neem dan contact op met de stagecoördinator van je opleidingsinstelling.
- Je stagecoördinator stuurt je een uitnodiging naar je mailadres van de opleidingsinstelling om je te registreren.
- Nadat je stage gepland werd in het S-portaal, ontvang je ten laatste vijf dagen voor je eerste stagedag mails met de goed te keuren stagedocumenten: stageafspraken, confidentialiteitsverklaring, werkpostfiche.
- Je kan je gebruikersnaam en wachtwoord per sms aanvragen. Lukt dat niet? Ga langs bij het ICT-servicecenter (ingang 7, route 7050 – elke werkdag van 9 tot 11 uur en van 13.30 tot 15.30 uur).
- Keur de stagedocumenten voor de startdatum goed met je gebruikersnaam en wachtwoord.
- Leg zo nodig de test af in POL Leren om schrijfrechten te krijgen in het patiëntendossier (EPD). Na de test kan het nog 48 uur duren voor je die schrijfrechten hebt.
Hoe vraag ik een badge of toegang tot het EPD aan voor mijn masterproef of honoursprogramma?
Badge
Ben je student aan de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de UGent?
- Vul het aanvraagformulier (84.54 KB) "pdf" in en laat het ondertekenen.
- Maak een afspraak bij het S-loket via sloket@uzgent.be of tel. 09 332 99 00.
- Haal de badge op in het S-loket (ingang 12, route 1513). Breng het ondertekende aanvraagformulier en je eID mee. Je betaalt 20 euro waarborg via bancontact.
- Had je al een badge? Mail dan het ondertekende aanvraagformulier (84.54 KB) "pdf" naar sloket@uzgent.be. Je badge wordt geactiveerd voor de duur van de masterproef.
Ben je student aan een andere faculteit of een andere opleidingsinstelling?
- Vraag het aanvraagformulier Badgeshop op bij de leidinggevende van de stageplaats.
- Breng het ondertekende formulier en je eID mee naar de Badgeshop in het centraal onthaal(ingang 11).
Loop je nadien ook stage in het UZ Gent? Dan moet je de registratieprocedure voor studenten doorlopen. De oranje badge die je al kreeg voor je masterproef wordt dan automatisch geactiveerd vanaf je eerste stagedag. Je hoeft dus niet meer langs te komen bij het S-loket.
Toegang tot het EPD
Ben je geregistreerd bij het S-loket of de Badgeshop (zie boven)? Dan kan het (medisch) diensthoofd of de verantwoordelijke leidinggevende de lees- of schrijfrechten tot het EPD voor jou aanvragen via de dienstencatalogus van ICT.
Ik ben mijn eID kwijt of mijn pincode vergeten. Hoe kan ik me registreren?
Zonder eID en pincode kan je je niet registreren. Vraag zo snel mogelijk een nieuwe eID aan bij de stadsdiensten. Voor een nieuwe pincode kan je met je pukcode terecht bij de stadsdiensten.
Komt de deadline om je te registreren in het gedrang? Neem dan contact op met je de stagecoördinator van je opleidingsinstelling. Via het S-portaal zal je coördinator je een uitnodiging mailen om je te registreren zonder identiteitskaart. Die procedure is vergelijkbaar met die voor studenten zonder Belgische eID.
Voor opleidingsinstellingen
Wat is de uiterste datum om een stageplanning door te geven?
De opleidingsinstelling kan een stageplanning doorgeven tot uiterlijk 16 kalenderdagen voor de startdatum.
Hoe kan ik een overzicht krijgen van de stages in mijn instelling?
Via het formulier 'Overzicht lopende of toekomstige stages' krijg je een overzicht van de studenten die momenteel een stage lopen of voor wie stage gepland is. Surf daarvoor naar https://ssp.uzgent.be en meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord. De lijst kun je filteren op naam, voornaam of geboortedatum. Meer info lees je in de handleiding (176.9 KB) "pdf".
Hoe kan ik een stage annuleren?
Je kan de stage annuleren via het formulier 'Overzicht lopende en toekomstige stages'. Surf daarvoor naar https://ssp.uzgent.be en meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord. Meer info lees je in de handleiding (176.9 KB) "pdf".
Hoe kan ik een stage wijzigen?
Je kan een stage wijzigen tot uiterlijk 16 kalenderdagen voor de startdatum. Wil je hem daarna nog aanpassen, dan moet je de stage eerst annuleren. Zodra je een bevestiging van de annulatie ontvangt van het S-loket, kan je de stage opnieuw plannen. De student zal dan weer twee mails ontvangen die hij moet goedkeuren.
Ook bij het herplannen geldt dat je een stageplanning tot uiterlijk 16 kalenderdagen voor de startdatum kan doorgeven.
Wat als een stage meerdere, niet aaneensluitende periodes beslaat?
Geef voor elke periode apart de stageplanning door, telkens uiterlijk 16 werkdagen voor de startdatum.
Wat als een student op twee diensten stage zal lopen?
Plan de student in bij de hoofddienst, dat is de dienst waar de meeste uren zal werken. Specifieer in de opmerkingen wel dat de student ook op een andere dienst stage zal lopen, bv. 60% dienst A en 40% dienst B.
Wat als een student een aantal dagen inhaalstage moet doen?
Sluit de inhaalstage aan op de stageperiode?
- Tot en met 16 kalenderdagen voor de start van de inhaalstage: doe een nieuwe stageaanvraag via het S-portaal
- Minder dan 16 kalenderdagen voor de start van de inhaalstage: neem telefonisch of per mail contact met het S-loket
Sluit de inhaalstage niet aan op de stageperiode? Dan wordt die beschouwd als een nieuwe stageperiode en doe je een nieuwe stageaanvraag in het S-portaal.
Wat als een student een postgraduaat doet in een andere opleidingsinstelling
Je plant als stagecoördinator van de instelling nog altijd de stage van de student in. Vermeld bij de opmerkingen wel dat hij een postgraduaat doet in een andere instelling.
Ik werk in het UZ Gent. Moet ik me dan ook als stagebegeleider registeren?
Ja. Ook alle stagebegeleiders die in het UZ Gent werken, moeten zich registreren.
Mijn opleidingsinstelling heeft geen toegang tot het digitaal platform. Hoe kan ik een student inplannen?
Alleen opleidingsinstellingen met een raamcontract krijgen toegang tot het digitaal platform. Studenten van andere instellingen volgen de procedure voor opleidingsinstellingen zonder raamovereenkomst.
Hoe kan ik me als buitenlandse stagecoördinator registreren in het S-portaal?
Heb je geen Belgische eID, stuur dan een mail naar sloket@uzgent.be om toegang te vragen tot het S-portaal. Je ontvangt dan het registratieformulier voor stagecoördinatoren
- Mail het ingevulde formulier met een kopie van je identiteitskaart en een recente pasfoto naar sloket@uzgent.be.
- Na de registratie krijg je een mail vanuit het S-portaal. Daarin vind je de nodige info om per sms een gebruikersnaam en wachtwoord te verkrijgen.
- Het kan een vijftal dagen duren voor je de gebruikersnaam en het wachtwoord ontvangt. Ze geven je toegang tot het Studentenportaal.
Hoe kan ik als stagecoördinator mijn persoonsgegevens veranderen in het S-portaal?
Je kan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwijsinstelling en andere persoonsgegevens aanpassen door je opnieuw te registreren in S-portaal via eID (pincode en kaartlezer nodig).
Hoe kan ik me schrappen als stagecoördinator?
Neem je voorlopig de rol van stagecoördinator niet op en wil je geen mails van het S-loket meer krijgen? Laat het ons weten via sloket@uzgent.be.
Hoe kan ik als stagecoördinator een stagebegeleider toevoegen of verwijderen of zijn stageperiode verlengen?
Geef elke aanpassing zo snel mogelijk door. Log daarvoor in het S-portaal in, klik op de tegel ‘Formulieren stagescholen’ en kies het formulier ‘Aanpassen, verwijderen of verlengen stageperiode stagebegeleider’. Stagebegeleiders hebben zelf geen toegang tot het S-portaal.
Meer info
Heb je vragen over je registratie in het S-portaal of het ophalen of terugbrengen van stagebenodigdheden? Neem dan contact op met het S-loket:
- Contactformulier
- sloket@uzgent.be
- tel. 09 332 99 00
- Ingang 12, route 1513
- Openingstijden: van maandag tot en met vrijdag van 8 tot 12 uur. In de namiddag op afspraak
Bij problemen met je gebruikersnaam en wachtwoord vind je de oplossing mogelijk in deze veelgestelde vragen. Indien niet, neem je contact op met het S-loket. Het S-loket zal je doorverwijzen naar de ICT-helpdesk (ingang 5, route 5000).
Voor stages die buiten de raamovereenkomsten met het UZ Gent vallen, meldt de student zich aan bij de Badgeshop voor registratie, ontvangst en teruggave van de badge:
- badgeshop@uzgent.be
- tel. 09 332 94 09
- centraal onthaal ingang 11