Het UZ Gent is een van de grootste ziekenhuizen van het land en werkt samen met verschillende firma’s en dienstverleners.
Leveranciers die geïnteresseerd zijn in samenwerking met het UZ Gent, vinden de huidige publicaties van aanbestedingen op het platform TED (Tender Electronic Daily) van de EU en op het platform e-Notification van de federale overheid. Als u zich registreert op e-Notification, dan ontvangt u gratis alle relevante publicaties.
Bekijk de algemene aankoopvoorwaarden van het UZ Gent (118.4 KB) "pdf"
Administratieve gegevens
Het UZ Gent is een entiteit van de rechtspersoon Universiteit Gent, openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, op grond van het Bijzonder Decreet van 26 juni 1991 (BS 29/6/1991).
- Bestuurszetel: Sint-Pietersnieuwstraat 25, 9000 Gent
- Btw-nummer: BE0232.987.862
- Ondernemingsnummer: 0248.015.142. - RPR Gent
- Vestigingseenheid: 2.151.152.073 - De Pintelaan 185 bus UZ, 9000 Gent
- Correspondentieadres: C. Heymanslaan 10, 9000 Gent
- Facturatieadres:
- UZ Gent, dienst Accounting, C. Heymanslaan 10, 9000 Gent
- aankoopfacturen@uzgent.be
- Locatie dienst Accounting: ingang 88
Elektronische facturatie
Na het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 (BS 31 maart 2022) is de opdrachtnemer verplicht om te werken via e-facturatie (Europese normering EN16931-1:2017 en CEN/TS 16931-2:2017) wat betreft overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de drempel voor Europese bekendmaking (exclusief btw).
Voor de resterende categorie van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten treedt die verplichting gefaseerd in werking, afhankelijk van de geraamde waarde van de opdracht:
- voor overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan 30.000 euro exclusief btw: opdrachten bekendgemaakt vanaf 1 mei 2023
- voor overige overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten: opdrachten bekendgemaakt vanaf 1 november 2023
Let wel: deze verplichting geldt op geen enkel moment voor overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een geraamde waarde gelijk aan of lager dan 3.000 euro exclusief btw
Indienen elektronische facturen
Het UZ Gent maakt gebruik van de Open/PEPPOL bis standaard of de e-health standaard (in XML-formaat), overeenkomstig artikel 192/1 van de wet van 17/06/2016. Het UZ Gent is geregistreerd als ontvanger van facturen via het GLN-nummer 5400531146072 (dus via Peppol bis 3 richten aan 5400531146072). Alternatief via het ondernemingsnummer 0208:0232987862 of btw-nummer 9925:BE0232987862.
De elektronische factuur (e-facturatie) bevat minimaal de volgende kernelementen:
- proces- en factuurkenmerken
- factuurperiode
- informatie over de verkoper, inclusief een geldig btw-nummer indien van toepassing. Ook contactgegevens zijn wenselijk
- informatie over de koper. De naam van het UZ Gent wordt duidelijk vermeld, evenals het btw-nummer en het ondernemingsnummer.
- informatie over de begunstigde van de betaling:
- met een duidelijke verwijzing naar IBAN- en BIC-nummer
- in geval van cedering: IBAN-nummer van de partij aan wie moet worden betaald, en duidelijke tekstcommentaar in de commentaarvelden over de cedering
- informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper
- verwijzing naar de overeenkomst:
- verwijzing naar het inkoopordernummer is verplicht indien het een factuur gekoppeld aan een order betreft. Het betreft het ordernummer zoals vermeld door UZ Gent. In dit XML-veld, OrderReference/ID op hoofdingniveau, komt alleen het ordernummer voor, geen tekst. Maximaal 1 ordernummer per factuur.
Een UZ Gent-ordernummer kunt u herkennen op basis van:- een nummer van 10 posities beginnende met een 4 voor algemene inkooporders
- een inkooporder beginnende met AP voor apotheekspecifieke inkooporders
- een inkooporder beginnende met LA voor labospecifieke inkooporders
- is er geen ordernummer verstrekt, dan mag het XML-veld OrderReference/ID nooit opgevuld worden. U kan in andere velden extra informatie zoals bijvoorbeeld verwijzing naar de overeenkomst meegeven. Op hoofdingniveau dient u dit in het XML-veld Note te vermelden. U kan dit ook op detaillijn meegeven in de XML-velden : InvoiceLineNote, Name, Description. Indien u aan de minimale vereisten van Peppol bis 3 wenst te voldoen, dan wordt OrderReference/ID niet ingevuld maar dient u in OrderReference/SalesOrderID uw verkoopordernummer in te vullen of een dummytekst zoals '*'.
- verwijzing naar het inkoopordernummer is verplicht indien het een factuur gekoppeld aan een order betreft. Het betreft het ordernummer zoals vermeld door UZ Gent. In dit XML-veld, OrderReference/ID op hoofdingniveau, komt alleen het ordernummer voor, geen tekst. Maximaal 1 ordernummer per factuur.
- leveringsdetails: naam van de locatie, adres
- betalingsinstructies
- informatie over kortingen of toeslagen. APB-kosten worden duidelijk apart vermeld als toeslag
- informatie over de factuurposten
- totalen op de factuur
- uitsplitsing van de btw per tarief. Bijzondere meldingen zoals ‘btw verlegd’ en medecontractant komen duidelijk in tekstvorm voor, bv. in een commentaarveld.
- munteenheid
- factuurlijnen:
- artikelnummers: minstens het artikelnummer van de leverancier. Andere artikelnummers zoals het artikelnummer van het UZ Gent, CNK en GTIN (gestandaardiseerd nummer) mogen zeker worden meegestuurd
- omschrijving
- hoeveelheid en maateenheid
- totaal nettoprijs exclusief btw
- btw-percentage of totaal btw-bedrag van de lijn
- optioneel: orderpositienummer van het order van het UZ Gent (wanneer het UZ Gent een e-order stuurt)
- het is gewenst dat de leverancier de originele pdf meestuurt. Is dat niet het geval, dan moeten alle gegevens duidelijk en correct in de XML vermeld staan. Het UZ Gent kan facturen weigeren als de inhoud van de XML niet voldoet en de pdf afwezig is.
Bij verdere vragen over elektronische facturatie (e-facturatie) kunt u terecht bij biluka.servicedesk@uzgent.be
Niet-elektronische facturatie
Ook als het niet verplicht is, geeft het UZ Gent sterk de voorkeur aan elektronische facturatie. Indien u uw facturen niet aanbiedt in elektronische vorm, gelieve ze als pdf in de bijlage te sturen naar aankoopfacturen@uzgent.be met vermelding van het bestelbonnummer in het onderwerp. Per factuur dient een afzonderlijke mail gestuurd te worden. De factuur betreft slechts leveringen die betrekking hebben op 1 bestelbon.
Belangrijk om te weten is dat de factuur aan UZ Gent moet gericht zijn. Ze moet ook deze informatie bevatten:
- een inkooporder of bestelbonnummer
- naam en adres van de inschrijver
- een factuurnummer of volgnummer waaronder ze ingeschreven is in het boek der uitgaande facturen
- de datum van de factuur
- de datum van de levering
- een omschrijving van de levering in detail
- het btw-nummer van het UZ Gent (BE0232987862) en het btw-nummer van de inschrijver
- de valuta waarin de factuur wordt opgemaakt
- het toegepaste btw-tarief
- het bedrag van de btw die berekend is per tarief
- het totaalbedrag van de btw
- de prijs en de eventuele korting
- het totaalbedrag van de factuur
- de post- of bankrekening van de inschrijver
Onvolledige of foutieve facturen worden aan de opdrachthouder teruggezonden.