​​Informatie voor leveranciers

Het UZ Gent is een van de grootste ziekenhuizen van het land en werkt samen met verschillende firma’s en dienstverleners.

Leveranciers die geïnteresseerd zijn in samenwerking met het UZ Gent, vinden de huidige publicaties van aanbestedingen op het platform TED (Tender Electronic Daily) van de EU en op het platform e-Notification van de federale overheid. Als u zich registreert op e-Notification, dan ontvangt u gratis alle relevante publicaties.

Bekijk de algemene aankoopvoorwaarden van het UZ Gent

Administratieve gegevens

Het UZ Gent is een entiteit van de rechtspersoon Universiteit Gent, openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, op grond van het Bijzonder Decreet van 26 juni 1991 (BS 29/6/1991).

  • Bestuurszetel: Sint-Pietersnieuwsstraat 25, 9000 Gent
  • Btw-nummer: BE0232.987.862
  • Ondernemingsnummer: 0248.015.142. - RPR Gent
  • Vestigingseenheid: 2.151.152.073 - De Pintelaan 185 bus UZ, 9000 Gent
  • Correspondentieadres: C. Heymanslaan 10, 9000 Gent
  • Facturatieadres:

Elektronische facturatie

Het UZ Gent aanvaardt de verzending van facturen in elektronische vorm en geeft hier de voorkeur aan (in XML-formaat volgens de Open/PEPPOL bis standaard of de ehealth standaard), overeenkomstig artikel 192/1 van de wet van 17/06/2016.

De facturen kunnen ingediend worden via het Open/Peppol of ehealth netwerk. Het UZ Gent is geregistreerd als ontvanger van facturen via het GLN-nummer 5400531146072.

De elektronische factuur bevat minimaal de volgende kernelementen:

  1. proces- en factuurkenmerken
  2. factuurperiode
  3. informatie over de verkoper, inclusief een geldig btw-nummer indien van toepassing. Ook contactgegevens zijn wenselijk.
  4. informatie over de koper. De naam van het UZ Gent wordt duidelijk vermeld, evenals het btw-nummer en het ondernemingsnummer.
  5. informatie over de begunstigde van de betaling:
    • met een duidelijke verwijzing naar IBAN- en BIC-nummer
    • In geval van cedering: IBAN-nummer van de partij aan dewelke moet worden betaald, en duidelijke tekstcommentaar in de commentaarvelden over de cedering
  6. informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper
  7. verwijzing naar de overeenkomst:
    • Verwijzing naar het inkoopordernummer is verplicht indien het een factuur gekoppeld aan een order betreft. Het betreft het ordernummer zoals vermeld door het UZ Gent. In dit XML-veld, OrderReference/ID op hoofdingniveau, komt alleen het ordernummer voor, geen tekst. Maximaal 1 ordernummer per factuur.
      Een UZ Gent-ordernummer kunt u herkennen o.b.v.:
      • een nummer van 10 posities beginnende met een 4 voor algemene inkooporders
      • een inkooporder beginnende met AP voor apotheekspecifieke inkooporders
      • een inkooporder beginnende met LA voor labospecifieke inkooporders
    • Is er geen ordernummer verstrekt, dan mag het XML-veld OrderReference/ID nooit opgevuld worden. U kan in andere velden extra informatie zoals bijvoorbeeld verwijzing naar de overeenkomst meegeven. Op hoofdingniveau dient u dit in het XML-veld Note te vermelden. U kan dit ook op detaillijn meegeven in de XML-velden: InvoiceLineNote, Name, Description. Indien u aan de minimale vereisten van Peppol bis 3 wenst te voldoen dan wordt OrderReference/ID niet ingevuld maar dient u in OrderReference/SalesOrderID uw verkoopordernummer in te vullen of een dummy tekst zoals “*”.
  8. leveringsdetails: naam van de locatie, adres
  9. betalingsinstructies
  10. informatie over kortingen of toeslagen, APB-kosten worden duidelijk apart vermeld als toeslag
  11. informatie over de factuurposten
  12. totalen op de factuur
  13. uitsplitsing van de btw per tarief. Bijzondere meldingen zoals btw verlegd en medecontractant komen duidelijk in tekstvorm voor, bv. in een commentaarveld
  14. munteenheid
  15. factuurlijnen
    • Artikelnummers: minimaal het artikelnummer van de leverancier. Andere artikelnummers zoals het artikelnummer van het UZ Gent, CNK en GTIN (gestandardiseerd nummer) mogen zeker worden meegestuurd.
    • Omschrijving
    • Hoeveelheid en maateenheid
    • Totaal nettoprijs exclusief btw
    • Btw-percentage of totaal btw-bedrag van de lijn
    • Optioneel: orderpositienummer van het order van het UZ Gent (wanneer het UZ Gent een e-order stuurt)
  16. het is gewenst dat de leverancier de originele pdf meestuurt. Is dit niet het geval, dan moeten alle gegevens duidelijk en correct in de XML vermeld staan. Het UZ Gent kan facturen weigeren als de inhoud van de XML niet voldoet en de pdf afwezig is.

Bij verdere vragen over elektronische facturatie kunt u terecht bij biluka.servicedesk@uzgent.be

Het UZ Gent geeft sterk de voorkeur aan elektronische facturatie. Indien u uw facturen niet aanbiedt in elektronische vorm, gelieve deze in pdf in bijlage naar volgend emailadres te sturen: aankoopfacturen@uzgent.be met vermelding van het bestelbonnummer in het onderwerp. Per factuur dient een afzonderlijke mail gestuurd te worden. De factuur betreft slechts leveringen die betrekking hebben op 1 bestelbon.

Belangrijk om te weten is dat de factuur:

  • Aan het UZ Gent moet gericht zijn
  • Een inkooporder of bestelbonnummer moet bevatten
  • Naam en adres van de inschrijver moet bevatten
  • Een factuurnummer of volgnummer waaronder zij ingeschreven is in het boek der uitgaande facturen moet bevatten
  • De datum van de factuur moet bevatten
  • De datum van de levering moet bevatten
  • Een omschrijving van de levering in detail moet bevatten
  • Het btw-nummer van het UZ Gent (BE0232987862) en het btw-nummer van de inschrijver moet bevatten
  • De valuta waarin de factuur wordt opgemaakt moet bevatten
  • Het toegepaste btw- tarief moet bevatten
  • Het bedrag van de btw die berekend is per tarief moet bevatten
  • Het totaalbedrag van de btw moet bevatten
  • De prijs en de eventuele korting moet bevatten
  • Het totaalbedrag van de factuur moet bevatten
  • De post- of bankrekening van de inschrijver moet bevatten

De onvolledige of foutieve facturen zullen aan de opdrachthouder teruggezonden worden.

De inhoud van deze pagina werd samengesteld door de betrokken dienst(en). Laatste update: 10-3-2021 12:06.